情報を分類する基本の思考と技術

情報を分類する思考と技術は、情報過多の現代において、混乱を避け、効率的に情報を活用するために不可欠なスキルです。ここでは、その基本的な思考プロセスと具体的な技術について解説します。

情報を分類する基本の思考と技術

1. 分類思考の基本原則

情報を効果的に分類するためには、まずいくつかの基本的な思考原則を理解することが重要です。

• 目的を明確にする（Why）:
  • なぜこの情報を分類するのか？ 分類することで何を達成したいのか？ (例: 検索性を高める、理解を深める、意思決定を助ける、行動を促すなど)
  • 目的によって、最適な分類方法は異なります。
• 情報の性質を理解する（What）:
  • その情報はどんな種類のものか？ (例: 事実、意見、タスク、アイデア、連絡先など)
  • 情報の粒度や複雑さはどうか？ (例: 単語、文章、画像、音声、データセットなど)
• 利用者視点を持つ（Who）:
  • 誰がこの情報を使うのか？ (自分だけか、チームか、一般公開か)
  • 利用者がどのような情報を、どのような文脈で探すか？
• 網羅性と排他性（MECE: Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive）:
  • 網羅性 (Collectively Exhaustive): 分類された全てのカテゴリを合わせると、対象となる情報全体を漏れなくカバーしているか。
  • 排他性 (Mutually Exclusive): ある情報が複数のカテゴリに同時に当てはまらないか。各情報はただ1つのカテゴリにのみ属するようにする。
  • これは理想的な状態であり、常に完璧に達成できるわけではありませんが、分類の質を高めるための重要な指針です。
• 階層構造と柔軟性:
  • 情報を大分類から中分類、小分類へと階層的に整理することで、全体像を把握しやすくなります。
  • しかし、完璧な階層構造に固執しすぎず、情報の増減や変化に合わせて柔軟に分類を変更できる余地を残すことも大切です。

2. 情報を分類する基本的な技術・アプローチ

具体的な分類技術は多岐にわたりますが、代表的なアプローチを紹介します。

a. 属性による分類 (What Is It?)

最も基本的な分類方法で、情報の「種類」や「性質」に基づいて分けます。

• 例:
  • ファイルの種類: ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、画像、動画
  • コンテンツの種類: ニュース、ブログ記事、学術論文、マニュアル、レシピ
  • データの種類: 数値データ、テキストデータ、画像データ
  • 文書の種類: 契約書、企画書、議事録、報告書

b. 目的・用途による分類 (What Is It For?)

その情報が「何のために使われるのか」という目的や用途に基づいて分けます。

• 例:
  • 仕事: プロジェクトA、プロジェクトB、顧客管理、人事、経理
  • プライベート: 家計、旅行、趣味、学習
  • アクション: ToDo、検討事項、資料請求
  • 参考情報: 知識ベース、インスピレーション、アイデアの種

c. 主題・テーマによる分類 (What Is It About?)

情報が「何について」書かれているのか、その主題やトピックに基づいて分けます。

• 例:
  • ビジネス: マーケティング、営業、開発、財務
  • 技術: AI、IoT、クラウド、ブロックチェーン
  • 趣味: 料理、写真、旅行、読書
  • 学問分野: 歴史、経済学、生物学、心理学

d. 時間軸による分類 (When Is It From / When Is It Needed?)

情報の「発生時期」や「関連する期間」、あるいは「いつ必要になるか」に基づいて分けます。

• 例:
  • 年別・月別: 2024年、2025年、1月、2月
  • プロジェクトのフェーズ: 企画段階、実行段階、完了
  • 期限: 今週中、来月まで、未定

e. 関係者・担当者による分類 (Who Is Involved?)

情報が「誰に関連しているか」「誰が担当しているか」に基づいて分けます。

• 例:
  • 顧客別: 顧客A、顧客B
  • 担当者別: 田中さん、鈴木さん
  • 部署別: 営業部、開発部、管理部

f. 場所・ソースによる分類 (Where Is It From?)

情報が「どこから来たのか」「どこに関連するのか」に基づいて分けます。

• 例:
  • 情報源: Webサイト、書籍、会議、メール
  • 保管場所: デスクトップ、クラウドストレージ、物理フォルダ
  • 地域: 国内、海外、東京、大阪

3. 分類技術の実践とヒント

• フォルダ構造（デジタル）/ ラベル・インデックス（アナログ）:
  • 最も一般的なのは、階層的なフォルダ構造や、物理的なラベル、手帳のインデックス、バレットジャーナルの目次などです。
  • 大分類→中分類→小分類と掘り下げていくことで、情報を絞り込みやすくします。
• タグ付け（キーワード付け）:
  • フォルダ分類とは異なり、1つの情報に複数のタグを付けることができます。これにより、複数の側面から情報を検索できるようになります。
  • 例: 議事録に「プロジェクトA」「田中さん」「会議名」「2025年6月」など複数のタグを付ける。
  • タグは「分類軸」を意識して設定すると効果的です（例：#顧客名、#プロジェクト名、#文書種別、#アクション）。
• ファイル命名規則の統一:
  • ファイル名に日付、プロジェクト名、内容の要約などを入れることで、分類フォルダに入れなくてもある程度の検索性を確保できます。
  • 例: 20250620_プロジェクトA_議事録_定例会.pdf
• ショートカットやブックマークの活用:
  • 頻繁にアクセスする情報やフォルダにはショートカットを作成し、素早くアクセスできるようにします。
• 検索機能の活用:
  • 完璧な分類が難しくても、デジタルツールでは強力な検索機能があります。分類と検索を組み合わせて活用することで、目的の情報に到達しやすくなります。
• 定期的な見直しと整理 (Tidying Up):
  • 情報が増えるにつれて、分類基準が曖昧になったり、使われないカテゴリができたりします。
  • 定期的に分類構造を見直し、整理・統合することで、システムを常に最適に保ちます。不要な情報はアーカイブするか削除します。
• 「とりあえず箱」の活用:
  • どこに分類すれば良いか迷う情報は、一時的に「仮置き」や「Inbox」のような場所に集めます。そして、週に一度など、決まった時間にそれらを適切な場所に分類する時間を設けます。

情報を分類する思考と技術は、一朝一夕で身につくものではありません。試行錯誤を繰り返し、自分にとって最も使いやすく、効率的なシステムを構築していくことが大切です。